Vedtægter for Kulturforeningen

1. NAVN og ADRESSE

Foreningens navn er ”Kulturhuset Fredensborg Gamle Bio”, i daglig tale ”Kulturforeningen”. Foreningens adresse er Jernbanegade 4, 3480
Fredensborg.

 

2. FORMÅL

Foreningens formål er at fremme kulturelle aktiviteter i Kulturhuset Fredensborg Gamle Bio eller i Fredensborg By og Kommune.

Og at drive Kulturhuset Fredensborg Gamle Bio i henhold til driftsaftale med Fredensborg Kommune på grundlag af kommunens
tilbud af 6.2.2014, bilag.

 

 3. MEDLEMMER

Som medlemmer i foreningen kan optages lokale foreninger med kunstneriske og kulturelle frembringelser uden eget hjemstedslokale, men hjemmehørende i Fredensborg Kommune. Hvert medlem har 1 stemme.

Enkeltpersoner kan optages uden stemmeret.

Ansøgning om medlemskab sendes til kassereren.
Medlemskab godkendes eller afvises af bestyrelsen.

Medlemmer, eller deres repræsentant i foreningen, der modarbejder foreningens formål, eller ikke overholder bestyrelsens retningslinjer, kan udelukkes af foreningen. Denne beslutning kan ankes til førstkommende ordi­nære generalforsamling.

 

4. INDMELDELSE og KONTINGENT

Optagelse i foreningen er gældende, når kontingentet er modtaget i overensstemmelse med reglerne herom. Kontingentet betales for et kalenderår ad gangen. Ved manglende betaling betragtes medlemskab som ophørt.

 

5. GENERALFORSAMLING

Ordinær generalforsamling indkaldes af bestyrelsen med 4 ugers varsel senest 3 måneder efter regnskabsårets udløb. Ekstraordinær generalforsamling indkaldes med 4 ugers varsel af formanden eller af mindst 4 af besty­relsens medlemmer med angivelse af dagsorden.

Indkaldelse sker ved opslag i Kulturhuset Fredensborg Gamle Bio, på foreningens hjemmeside og ved mails til medlemmerne.

Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal indeholde:

a) Valg af dirigent

b) Formandens beretning

c) Fremlæggelse af revideret regnskab til godkendelse

d) Forslag fra bestyrelse og medlemmer

e) Fremlæggelse af budget, herunder kontingent, til godkendelse

f) Valg af formand

g) Valg af op til 6 yderligere medlemmer ud over formanden til bestyrelsen. Hver af foreningens medlemsfore­nin­ger kan indstille ét medlem til foreningens
bestyrelse. Bestyrelsesmedlemmer vælges for 2 år, suppleanter for 1 år. Revisor for 1 år.

h) Valg af suppleant(er)

i) Valg af revisor.

Forslag til pkt. d) skal være bestyrelsen i hænde senest 1 uge før generalforsamlingen.

Foreningens fremmødte medlemmer er beslutningsdygtige på generalforsamlingen. Vedtagelser sker ved almin­delig stemmeflerhed. Hvert medlem kan medbringe én fuldmagt. Fuldmagter godkendes af dirigenten umiddel­bart efter dennes valg.

6. REGNSKAB og TEGNINGSRET

Foreningens regnskabsår er kalenderåret. Bestyrelsens medlemmer skal til enhver tid have adgang til det ajour­førte regnskab.

Foreningen tegnes af formanden tillige med et andet medlem af bestyrelsen. Ved formandens forfald tegnes foreningen af
næstformanden tillige med et andet medlem af bestyrelsen.

Foreningen kan alene hæfte med sin formue. Medlemmerne og bestyrelsen hæfter ikke for foreningens gæld.

 

7. BESTYRELSEN

Bestyrelsen, der består af formand og op til 6 andre
bestyrelsesmedlemmer, fastsætter selv sin forretningsor­den. Bestyrelsens poster et ulønnede.

Bestyrelsen konstituerer sig umiddelbart når nyvalg har fundet sted med næstformand, kasserer og sekretær.

Bestyrelsesmøder afholdes når formanden, eller 3 andre estyrelsesmedlemmer, indkalder hertil med angivelse af dagsorden. Suppleanter kan inddrages i bestyrelsens arbejde, dog uden stemmeret.

 

8. FORENINGENS OPLØSNING

Opløsning skal vedtages på to på hinanden følgende generalforsamlinger, hvorefter evt. midler skal anvendes til formål, der gavner kulturlivet i Fredensborg By eller Kommune.

Disse vedtægter er således vedtaget på den stiftende generalforsamling i Kulturhuset Fredensborg Gamle Bio, Jernbanegade 4, 3480 Fredensborg, den 25. august 2014.

Korrigeret ved generalforsamlingerne den 30. marts 2016, 29. februar 2020 og 25. februar 2022.

Den 25. februar 2022

Sign. Poul Juul, formand   Sign. Christian de Jonquières, dirigent

 

Bilag til Kulturforeningens vedtægter i henhold til § 2, FORMÅL

Interessentmøde i Fredensborg Bio d. 6. februar 2014 kl. 19.

Talepapir

Kl. 19. Velkomst ved Ulla Hardy-Hansen.

Det har længe været Kulturudvalgets ønske at imødekomme borgernes efterspørgsel på et kulturhus i Fre­dens­borg. Derfor er der i budgetperioden 2014 – 2017 afsat 100.000 kr. årligt til drift af Fredensborg Bio og til at skabe flere kulturelle aktiviteter og kulturarrangementer i Fredensborg Bio. Yderligere er der så i 2017 afsat 500.000 kr. til anlæg i Fredensborg Bio.

Vores håb er, at en gruppe af kulturelt interesserede borgere i Fredensborg har lyst til at gå i front i udviklingen af Fredensborg Bio til et kulturhus for alle.

Der foregår i forvejen mange spændende kulturelle aktiviteter i Fredensborg Bio: kunstudstillinger, foredrag, koncerter, teaterforestillinger osv. Derfor har vi inviteret jer, der i forvejen skaber kulturaktiviteter i Fredensborg Bio, til dette møde. Vores håb er, at I i fællesskab og forhåbentlig sammen med endnu flere, vil udvikle dette hus og fylde det med endnu flere kulturarrangementer. Det er vigtigt at påpege, at jer, der i forvejen laver kulturelle aktiviteter i Fredensborg Bio, f.eks. kunstudstillinger, dans, byorkester osv., selvfølgelig skal blive ved med det, men vi håber, I har lyst til lave endnu flere.

Vi har også tænkt os at invitere andre til at være med til at fylde Fredensborg Bio med kultur. Det kan være skolerne,  er kan spille deres skolekomedier her, Fritidsklubberne, der kan lave
musikaftener her, mindre grupper af borgere, der har lyst til at udstille deres kunst osv. osv.

Ja, der er plads til mange forskellige arrangementer og mange former for kultur her i Fredensborg Bio.

Det vigtigste er at Fredensborg Bio fyldes med kultur af borgere til borgere – som Fredensborgs kulturelle centrum.

Som sagt er der sat 100.000 kr. årligt til drift af Fredensborg Bio, men da der skal bruges ekstra midler på rengø­ring, service osv., foreslår vi, at der kan stilles 60.000 kr. årligt til rådighed
for den kulturhusgruppe, der har lyst til at skabe kulturelle arrangementer i Fredensborg Bio.

 

 

Kommuneaftale

Aftale mellem Fredensborg Kommune og foreningen Kulturhuset Fredensborg Gamle Bio om drift af Kulturhuset Fredensborg Gamle Bio

 §1

Aftalen er indgået mellem Fredensborg Kommune (i det følgende “Kommunen”) og Foreningen “Kulturhuset Fredensborg Gamle Bio” (i det følgende “Kulturforeningen”) om den kulturelle og Indholdsmæssige drift af Fredensborg Gamle Bio som kulturhus.

 

Stk. 2. Kommunens afdelinger samarbejder med Kulturforeningen om relevante forhold. Både Kulturforenin­ gen og Kommunen kan anmode den anden part om møde efter omstændighederne snarest og inden 1 uge for drøftelse af alle driftsforhold. Fristen fraviges i ferieperioder som 15.6.-15.8., jul, påske og efterårsferie.

 

§2

 

Kommunen har ansvaret for den bygningsmæssige drift af Fredensborg Gamle Bio, herunder den indvendige og udvendige vedligeholdelse af ejendommen, permanent skiltning, renovation, rengøring, snerydning, glatførebekæmpelse samt vedligeholdelse af udendørsarealer.

Stk. 2. Kommunen afholder udgifter til det i stk. 1 nævnte samt forbrugsudgifter, herunder varme, vand, el, internet, forsikringer og egen administration.

Stk. 3. Kommunen afsætter, udover det I stk. 2 nævnte, årligt 40.000 kr. til ekstraordinær drift og anskaffelser til Kulturhuset. Kulturforeningen kan fremsætte forslag til anvendelse af beløbet. Det er Fredensborg Kommune, der endeligt godkender og administrerer indkøb m.m. henhold til kommunale indkøbsaftaler.

 

§3

 

Kulturforeningen drager omsorg for, at Kulturhuset, bortset fra perioder, hvor det er udlånt til større arrangementer, er anvendeligt til møder, foredrag og lignende, samt at AV-udstyr som tv, projektor, lærred, mikrofoner, højtaleranlæg, internet samt at tflkobllng til eksterne enheder som laptop, desktop og smartphone, er tilgængelige og i orden.

Stk. 2. Kulturforeningen medvirker til udvikling af og understøtter Kulturhusets anvendelse til andre kulturelle aktiviteter som teater, koncert m.m.

Stk. 3. Kulturforeningen indgår i samarbejde med andre foreninger og Kommunen om udvikling og senere anvendelse af et nyt kommunalt booking-system. Når et nyt bookingsystem er sat I drift forventeligt i 2020 overgår foreningen hertil.

Stk. 4. Tildellngen af tider og lokaliteter til brugerne følger Reglerne for lån af kommunale lokaler og anlæg til fritidsbrug, januar 2018.

Stk. 5. Kulturforeningen registrerer udlån i et kalendersystem, der via internettet er åbent og tilgængeligt for alle. Kulturforeningen rapporterer evt. Informationer nødvendige for kommunens administration.

Stk. 6. Kommunen udarbejder, i samarbejde med foreningen, vejledninger og retningslinjer for brugen af udstyr. Kulturforeningen vejleder brugere i anvendelse af Kulturhuset og dets installationer.

§4

 

Kulturforeningen forpligter sig til at gennemføre kulturaktiviteter for så bred en målgruppe som muligt, at udvikle og samordne aktiviteterne for alle brugere af Kulturhuset, så der er mest muligt åben adgang til disse, samt at medvirke til at integrere Kulturhuset og dets aktiviteter med andre aktiviteter I Fredensborg Bymidte, herunder med biblioteker og andre kommunale Institutioner.

 

Stk. 2. Kulturforeningen udarbejder hvert år en aktivitetsplan for det kommende år, som fremsendes til Kom­ munen til orientering ultimo november. Kulturforeningen udarbejder hvert år en kort evaluering over gen­ nemførte arrangementer det foregående år og fremsender den til Kommunen til information ultimo januar.

Stk. 3. Kommunen yder et årligt aktivitetstilskud til den kulturelle og Indholdsmæssige drift af Kulturhuset, som foreningen afholder. Aktivitetstilskuddet udgør aktuelt 80.000 kr. Kulturforeningen har selv ansvar for bogholderi og regnskabsførelse. Regnskabet godkendes i overensstemmelse med foreningens vedtægter og fremsendes i godkendt stand til Fredensborg Kommune senest den 1. april i året efter regnskabsåret. Regnskabsåret følger kalenderåret.

Stk. 4. Kulturforeningen og andre arrangører af aktiviteter i Kulturhuset er berettiget til at opkræve egenbeta­ ling eller gebyr for personers deltagelse i konkrete arrangementer. Der kan i øvrigt ikke opkræves betaling eller gebyrer for udlån af Kulturhuset.

Stk. 5. Kulturforeningen skal vedr. driften af Kulturhuset leve op til de samme forvaltningsretlige principper og regler, ligebehandling og saglighed m.v., som Kommunen er omfattet af.

 

§5

 

Kommunen kan beslutte, at den ønsker lokaler i Kulturhuset stillet til rådighed for kommunens egne aktiviteter, dog under hensyntagen til allerede indgåede aftaler om større arrangementer.

Stk. 2. Kommunen disponerer over hele Kulturhuset sidste weekend i august til afvikling af Esrum sø Rundt. Kulturhuset skal være til rådighed fra fredag kl. 8 til mandag kl. 12. Kulturhuset skal være ryddet og klargjort til afholdelsen af Esrum Sø Rundt og afleveres i samme stand.

 

§6

 

Eventuel uenighed om forståelse af denne aftale, som ikke kan afklares gennem forhandling mellem parterne, forelægges Kulturudvalget til afgørelse.

Stk. 2. Under aftalens løbetid kan begge parter til den anden part stille forslag om ændringer, der ved enighed kan gennemføres.

Stk. 3. Denne aftale træder i kraft 1. januar 2020 og evalueres efter 4 år. Aftalen kan af hver af parterne opsiges med et varsel på 6 måneder til den første i en måned.

 

Den 12. december 2019                                                       Den 18. december 2019

Sign. Thomas Lykke Pedersen, borgmester     Sign. Poul Juul, formand, Kulturhuset Fredensborg Gamle Bio

 

Sign. Lina Thieden, direktør